Mendeteksi Lapping

Artikel ini merpakan lanjutan artikel tentang Lapping, yaitu kecurangan pencatat piutang dagang untuk menunda pnecatatan piutang agar dia bisa 'meminjam' uang perusahaan (tentunya secara ilegal). Dalam artikel ini akan diulas mengenai bagaimana auditor internal perusahaan dapat mendeteksi lapping.

Beberapa cara untuk mendeteksi lapping adalah:
1. Mengirimkan Monthly Statement ke konsumen yang berpiutang
2. Rotasi karyawan akuntansi
3. Wajib Cuti bagi Karyawan Akuntansi

Monthly Statement
Salah satu cara untuk mendeteksi lapping yang cukup ampiuh adalah Mengirimkan Monthly Statement ke konsumen yang berpiutang. Monthly Statement adalah laporan saldo piutang per konsumen. Dalam monthly statement akan tertera berapa piutang yang masih ada. Silahkan simak contoh berikut ini untuk melihat bagaimana mekanisme Monthly Statement bisa mendeteksi Lapping.

Karyawan perusahaan, anggap saja namanya Curanga bertanggung jawab untuk menerima pelunasan kas dari piutang pelanggan dan mencatat pelunasan tersebut ke dalam kartu piutang. Konsumen perusahaan, CV ABC melakukan pembayaran piutang sebesar Rp20.000.000 pada tanggal 28 Maret 2014. Curanga mengambil uang tersebut dan menunda pencatatan pelunasan CV ABC. Jadi, jika kita melihat kartu piutang CV ABC akan terbaca CV ABC belum membayar. Berikutnya, konsumen perusahaan, CV GHI melakukan pembayaran sebesar Rp21.000.000 pada tanggal 30 Maret 2014. Curanga akan mencatat pelunasan GHIU tersebut sebagai pelunasan CV ABC. Sisa uang sebesar Rp1.000.000 akan dikantongi lagi oleh Curanga.

Perusahaan mulai Bulan April, per awal bulan mengirimkan laporan piutang (monthly statement) ke konsumen yang memiliki saldo piutang. Dengan skema lapping Curanga, maka CV GHI juga akan dikirimi Monthly Statement, yang memuat informasi bahwa CV GHI belum membayar piutang sebesar Rp21.000.000.

Dapat dibayangkan apa yang terjadi berkutnya? Jika CV GHI teliti, maka CV GHI akan telpon ke perusahaan dan komplain, mengatakan bahwa CV GHI sudah membayar per 29 Maret, mengapa dalam laporan per 1 April, masih tertulis ada piutang yang belum dibayar.

Jadi, monthly statement bisa berguna untuk mendeteksi lapping. Konsumen dapat 'dimanfaatkan'  untuk membantu perusahaan mencegah dan mendeteksi lapping.

Rotasi Karyawan Akuntansi
Karyawan pencatat piutang adalah karyawan yang memiliki kesempatan untuk melakukan lapping (jika karyawan tersebut merangkap sebagai penerima kas dari konsumen). Yang dimaksud dengan rotasi karyawan adalah memindahkan karyawan bagian pencatat piutang menjadi bagian akuntansi yang lain (misalnya bagian pencatat utang dagang). Dengan rotasi karyawan, maka paling tidak lapping akan berhenti pada saat karryawan pencatat piutang harus menyerahkan tugasnya ke temannya yang lain (pada saat si karyawan berhenti menjadi pencatat piutang).

Wajib Cuti
Ada kalannya perusahaan merasa senang jika memiliki karyawan yang rajin bekerja. Bahkan ada kebijakan, jika bersedia bekerja pada musim liburan (misalnya lebaran), karyawan akan mendapat gaji dua kali lipat. Kebijakan "jangan liburan" seperti ini, tidak cocok diterapkan untuk karyawan bagian Akuntansi. khususnya bagian pencatata piutang.

Karyawan pelaku lapping, lumrahnya memang tidak ingin libur, karena jika mereka libur, maka karyawan lain (sebagai pengganti sementara) dapat mencium adanya lapping .............. Contoh, karyawan pengganti bisa saja tidak sengaja menelpon konsumen yang dikira belum membayar piutang (padahal konsumen tersebut sudah membayar, hanya saja, uangnya baru dipinjam oleh si pelaku lapping). Jika ini terjadi, tentu saja konsumen akan komplain .... "lho kog bisa, saya barusan bayar tu ....."

Oleh karena  itu, kewajiban untuk mengambil cuti dapat menjadi ancaman bagi pelaku lapping .... untuk segera menghentikan lapping pada saat dia wajib mengambil cuti.

Penutup
Sebenarnya, daripada mendeteksi lapping, lebih baik mencegah lapping. Silahkan lihat apa yang dapat dilakukan perusahaan untuk mencegah terjadinya lapping.

ACL Audit Command Language

ACL merupakan salah satu software audit yang dapat dipakai oleh akuntan untuk mengaudit database perusahaan. ACL merupakan piranti lunak audit yang powerfull, Mengapa?

1. ACL memiliki ragam fungsi yang dapat mempermudah proses audit, seperti Sum, Count, Duplicate, Gap, Stratified, Join, Sampling, Filter, dan lain sebagainya.
2. ACL menyediakan log atas setiap aktivitas yang kita lakukan, fungsi apa yang kita jalankan dan bagaimana hasil dari running fungsi tersebut. Jadi, log ini dapat sekaligus menjadi kertas kerja audit. (as a note, Auditor tidak boleh bekerja tanpa membuat kertas kerja).

As a fact, di Indonesia banyak kantor akuntan menengah dan kecil yang tidak menggunakan ACL sebagai alat bantu audit. Mereka memanfaatkan Excel sebagai tools (yang juga memang powerfull dan andal). Excel juga memiliki ragam fungsi seperti Sum, Count, Stratified, Filter dan lain sebagainya. So, apa keunggulan ACL dibandingkan Excel ....

Berikut disajikan apa keunggulan Excel dibandingkan ACL sebagai tools audit.

1. Data dalam ACL hanya bisa dioleh tetapi tidak bisa dirubah sama sekali. Jadi, ini membantu auditor untuk memastikan tidak ada data (yang tidak sengaja) terubah pada saat auditor melakukan banyak analisis dan manjalankan berbagai fungsi. Sementara data di sel Excel dapat terubah ........ tanpa sengaja.

2. Jumlah maksimal baris yang dapat direkam dalam satu sheet Excel terbatas ........... (ada 1048576 untuk excel 2007). Untuk perusahaan kecil, jumlah baris tersebut sudah jauh dari memadai. Total baris transaksi perusahaan kecil ada yang hanya 12.000 baris selama setahun. Jadi, satu juta baris yang disediakan 'excel jah dari cukup. Hanya saja, memang ada perusahaan besar yang dalam satu bulan saja,  baris transaksi penjualan bisa lebih dari 1.000.000 baris (misalnya perusahaan yang terjun di bidang telekomunikasi atau perbsnksn). Thus, tentu saja, data perusahaan besar semacam ini tidak akan dapat dianalisis menggunakan Excel.

Jadi, bukan untuk mengatakan Excel buruk :) (sejauh ini, saya ya buanyak sekali menggunakan Excel). Hanya untuk sekadar mengatakan, kapan ACL dapat menjadi tools yang berguna secara efisien .................

Flowchart Penjualan Kredit

Dalam artikel sebelumnya, telah dibahas mengenai flowchart penjualan tunai. Kali ini, penulis akan menyajikan flowchart penjualan kredit. Flowchart ini dibuat dengan asumsi, berikut ini.

1. Perusahaan menjual secara kredit.
2. Perusahaan memproses transaksi penjualan secara manual.
3. Lokasi gudang terpisah dengan lokasi kantor (lokasi tempat parmuniaga melayani pesanan konsumen).