Kasus Perancangan SI Piutang Dagang

Dulu .............. saya pernah menterjemahkan satu kasus penjualan dari sebuah sistem informasi akuntansi. Kasus ini merupakan kasus komprehensif terkait dengan perancangan input, output dan database untuk sistem piutang satu perusahaan maya. Menurut saya, kasus penjualan ini menarik ... walaupun mungkin terasa rumit bagi mahasiswa  karena mereka belum memiliki pengalaman praktik dan pemahaman bisnis. Bagi para pengajar yang mau memanfaatkan kasus ini, silahkan saja ..............

Sulivan sport merupakan distributor semua peralatan rekreasi. Semua penjualan dilakukan secara kredit dengan jangka waktu 30 hari sejak tanggal pengiriman. Jumlah piutang macet dan piutang tak tertagih mengalami peningkatan yang signifkan selama 12 bulan terakhir ini. Konsumen sering mengeluh mengenai kesalahan informasi terkait dengan rekening piutang mereka. Manajemen percaya bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem piutang dagang saat ini kurang memadai dan kurang cepat. Sistem piutang  dagang yang ada saat ini dikembangkan pada saat Sulivan berdiri, yaitu pada tahun 1993. Sistem komputer baru diinstal 18 bulan yang lalu. Pada saat itu, aplikasi piutang dagang tidak direvisi sama sekali, karena ada aplikasi lain yang dipandang lebih penting. Manajemen saat ini bertanya kepada departemen sistem untuk merancang sebuah sistem piutang dagang baru untuk memenuhi tujuan berikut ini:

1. menghasilkan laporan yang tepat waktu mengenai konsumen yang:
1. dapat membantu mengendalikan piutang tak tertagih.
2. memberikan peringatan kepada departemen penjualan mengenai piutang konsumen yang tidak bertanggung jawab (konsumen sepperti ini semestinya tidak boleh lagi mendapatkan kredit).
3. memberi informasi kepada departemen penjualan mengenai konsumen dengan piutang konsumen yang macet.
2. Memberi informasi kepada konsumen, tepat waktu mengenai:
1. Jumlah saldo piutang mereka
2. Perubahan status rekening (apakah mereka masih memiliki hak untuk mendapatkan kredit)
3. Meminimalkan kesalahan dalam rekening piutang konsumen

Input data ke dalam sistem berasal dari empat dokumen: aplikasi kredit, faktur penjualan, bukti penerimaan kas (payment remittances), dan memo kredit. Master file piutang dagang disimpan urut nomor kode konsumen.

            Desain awal dari sistem piutang dagang telah diselesaikan oleh departemen sistem. Deskripsi singkat mengenai usulan laporan dan output lain yang dihasilkan oleh sistem adalah sebagai berikut:

1. Register piutang dagang. Register ini memuat daftar piutang konsumen per hari, disajikan urut nama konsumen. Register ini memberikan informasi mengenai saldo awal bulan, perubahan saldo sejak awal bulan, dan saldo hari ini.
2. Laporan piutang untuk konsumen. Laporan bulanan untuk setiap konsumen menunjukkan aktivitas konsumen sejak awal bulan, serta saldo piutang konsumen pada akhir bulan ini. Bagian atas dari laporan tersebut berfungsi sebagai bukti penerimaan kas (cash payment remittance) yang harus dikembalikan bersama dengan kas yang mereka bayarkan untuk pelunasan piutang mereka.
3. Laporan aktivitas. Laporan bulanan yang menunjukkan:
1. Konsumen yang selama 90 hari tidak melakukan pembelian sama sekali
2. Konsumen yang saldo piutangnya melampaui limit kredit
3. Konsumen yang berpiutang, tetapi mengabaikan hal tersebut.
4. Register konsumen yang lalai dan Register penghapusan piutang. Register ini memuat nama konsumen yang lalai melunasi piutang atau yang piutangnya telah dihapus. Konsumen disajikan urut abjad.

Tugas, dikerjakan per kelompok (maksimum 3 orang). Dalam mengerjakan tugas tersebut, bayangkan Sulivan Sport memiliki ratusan (calon) konsumen. Untuk mengerjakan setiap disain format dokumen dan format output, silahkan buka banyak buku sistem (Mulyadi, Wilkinson, Bodnar, dan lain sebagainya).

1. Gambar format dokumen sebagai input sistem piutang dagang yang baru tersebut:
1. aplikasi kredit
2. faktur penjualan
3. bukti penerimaan kas (cash payment remittance)
4. memo kredit
2. Gambar format output dari sistem piutang dagang tersebut:
1. Register piutang dagang
2. Laporan konsumen
3. Laporan aktivitas
4. Register konsumen yang lalai dan Register konsumen yang piutangnya dihapus
3. Telaah disain output tersebut, apakah disain tersebut memadai untuk mencapai tujuan sistem piutang dagang yang baru tersebut.
4. Berikan rekomendasi untuk meningkatkan disain output yang dibuat oleh departemen sistem.
5. Identifikasi data apa yang harus direkam dalam database, untuk dapat memenuhi tujuan sistem piutang dagang yang baru tersebut.