Sistem Informasi Pembelian

TUJUAN SIKLUS PEMBELIAN

1. Untuk memastikan bahwa perusahaan hanya memesan barang yang memang perlu dipesan.
2. Untuk memastikan bahwa hanya barang yang dipesan yang diterima perusahaan dan bahwa barang yang diterima telah diterima dalam keadaan baik (tidak ada yang rusak atau cacat).
3. Untuk memastikan bahwa barang yang sudah dibeli tersimpan aman dalam gudang, sampai tiba saatnya barang tersebut dijual kembali atau dipakai dalam proses produksi.
4. Untuk memastikan bahwa faktur yang diterima dari pemasok adalah faktur yang valid. Jadi, jangan sampai kita ditagih atas barang yang sebenarnya tidak pernah diterima.
5. Untuk memastikan bahwa transaksi pembelian dicatat dengan benar dan tepat waktu.
6. Untuk memastikan bahwa kas dikeluarkan untuk membayar utang yang memang legal.

INPUT DATA

Sumber input data:

1. Permintaan pembelian (purchase requisition). Form pertama dalam siklus pembelian yang berfungsi untuk mengotorisasi terjadinya pembelian dalam perusahaan. Permintaan pembelian ini dibuat oleh bagian Pengendalian Persediaan Barang Dagangan (yang tahu ada tidak barang yang habis) atau oleh Bagian yang membutuhkan (untuk kasus pembelian selain barang dagangan).
2. Order pembelian (purchase order). Order pembelian dibuat untuk dikirim ke pemasok.
3. Receiving report (bukti penerimaan barang). Receiving report dibuat oleh bagian penerimaan barang, sebagai dokumentasi barang apa yang diterima, berapa unit yang diterima dan apakah barang yang diterima ada yang rusak atau cacat.
4. Faktur dari vendor. Faktur dari vendor merupakan tagihan dari Vendor sehingga kita tahu pasti berapa jumlah rupiah yang harus kita bayar ke pemasok.
5. Disbursement voucher (bukti kas keluar). Dokumen untuk merekam transaksi pengeluaran kas perusahaan (dalam siklus pembelian, berarti pengeluaran kas untuk membayar utang dagang). Dalam satu bukti kas keluar, bisa tercakup lebih dari satu faktur pemasok.
6. Memo debet. Memo debet berguna untuk mencatat retur pembelian. Memo debet akan dikirim ke pemasok sebagai informasi ke pemasok barang apa yang dikembalikan, berapa banyak yang dikembalikan, dan sekaligus sebagai permohonan pengurangan utang dagang yang harus dibayar.
7. Permintaan quotation. Dokumen ini berguna untuk menanyakan harga barang yang akan kita beli ke pemasok. Kita mengajukan quotation jika perusahaan berelasi dengan beberapa alternatif pemasok.

PENGENDALIAN INTERNAL

Risiko yang bisa terjadi dalam siklus pembelian adalah sebagai berikut.

1. Keliru memesan barang yang tidak diperlukan atau memesan barang terlalu banyak.  Jika ini terjadi, akibatnya perusahaan harus menanggung biaya ekstra untuk penyimpanan barang dan lagian uang perusahaan akan macet dalam persediaan (mengurangi likuiditas perusaahaan).
2. Barang yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima. Perusahaan akan merugi jika sampai barang yang laris ternyata habis (out of stock), yang berarti perusahaan kehilangan peluang untuk memenuhi pesanan konsumen atau proses produksi menjadi tertunda.
3. Adanya faktur fiktif atau dokumen pendukung yang lain. Faktur fiktif ini merugikan perusahaan karena perusahaan bisa jadi mengeluarkan kas untuk faktur fiktif tersebut. Detail bagaimana faktur fiktif bisa terjadi dalam sebuah organisasi, silahkan temukan dalam buku Karyawan dapat Menjadi Tikus dan Monster Penghisap DarahPerusahaan.
4. Adanya persediaan yang sudah daluwarsa atau out of date. Persediaan yang daluwarsa atau out of date di gudang sebenarnya hanyalah menghabiskan space gudang. Tidak ada lagi gunanya menyimpan barang yang sudah daluwarsa. Oleh karena itu barang yang daluwarsa atau out of date sebaiknya segera diafkir dari gudang (dijual dengan sale) atau jika tidak dapat dijual, terpaksa dicatat sebagai kerugian.
5. Faktur dari pemasok yang legal tetapi informasi dalam faktur tidak benar. Sebagai contoh, adanya salah hitung dalam faktur atau adanya salah kode barang dalam faktur. Kesalahan dalam faktur ini dapat menyebabkan perusahaan ditagih terlalu besar atau terlalu kecil dari utang yang seharusnya.
6. Lalai membayar satu faktur dua kali. Administrasi yang tidak rapi bisa jadi dapat membuat perusahaan membayar satu faktur dua kali, Tentu saja, jika ini terjadi perusahaan rugi karena kas perusahaan menjadi tertahan di pemasok. Tambahan lagi, jika administrasi pemasok juga tidak rapi, bisa jadi perusahaan harus melalui prosedur yang rumit untuk menarik kembali kas yang terlanjur dikirim ke pemasok.
7. Pencurian cek oleh karyawan. Tentu saja jika cek kosong perusahaan dimanfaatkan oleh karyawan, maka perusahaan akan rugi. Lebih detail tentang bagaimana skenario pencurian cek perusahaan dan apa yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mencegah terjadinya pencurian cek kosong dapat dilihat dalam buku Karyawan dapat MenjadiTikus dan Monster Penghisap Darah Perusahaan.
8. Akses terhadap daftar pemasok perusahaan oleh karyawan yang tidak berhak. Daftar pemasok merupakan informasi yang mestinya tidak tersebar ke mana-mana. Bukanlah satu hal yang menguntungkan perusahaan jika informasi ini sampai ke tangan pesaing.

Pengendalian umum yang dapat diterapkan dalam siklus pembelian.

1. Pengendalian organisasi. Unit yang bertanggung jawab untuk menyimpan persediaan mesti terpisah dari unit yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi. Demikian juga unit yang bertanggung jawab untuk mencatat pengeluaran kas mesti terpisah dari unit yang berwenang untuk menandatangani cek.
2. Pengendalian dokumen. Idealnya, prosedur dalam pembelian mesti didokumentasikan (termasuk flowchart, contoh dokumen, rancangan database dan lain sebagainya.) Selain itu, setiap kebijakan terkait dengan pembelian mesti dinyatakan secara tertulis  (seperti kebijakan atas tawaran potongan dari pemasok).
3. Pengendalian praktik manajemen. Praktik manajemen yang baik meliputi antara lain, pelatihan yang memadai atas karyawan, prosedur yang jelas atas pengembangan sistem atau perubahan atas sistem yang sudah berjalan, serta adanyak audit rutin atas siklus pembelian.
4. Pengendalian akses, seperti adanya password, pembatasan akses terhadap komputer, pembuatan backup data secara rutin, pembatasan akses masuk ke gudang tempat menyimpan barang dan lain sebagainya.