Relationship antar entitas

Entitas adalah apapun yang datanya perlu disimpan oleh sebuah perusahaan. Dalam merancang database, selain harus menentukan entitas, perancang juga mesti menentukan relationship antar entitas tersebut. Relationship antar entitas ditentukan oleh kebijakan bisnis perusahaan.

Sebagai contoh, kita akan melihat relationship antara Penjualan dengan Penerimaan Kas. Pertama, kita akan melihat kasus penjualan tunai (seperti di swalayan). Di swalayan, penjualan terjadi bersamaan dengan penerimaan kas. Satu bukti transaksi yaitu struk cash register dipakai sebagi bukti penjualan dan sekaligus sebagai bukti penerimaan kas. Hubungan antara event penjualan dengan penerimaan kas adalah one to one.

Contoh kedua, kita akan menggunakan kasus penjualan kredit (yang benar-benar penjualan kredit). Misalkan seorang pengusaha bergerak dalam usaha jual beli sepeda motor bekas. Dalam menjual, dia juga memberi kesempatan kepada konsumen untuk mengangsur. Dalam kasus ini, satu transaksi penjualan akan diikuti dengan beberapa kali pembayaran. Atau dengan bahasa lain, satu nota penjualan kredit akan terkait dengan banyak kuitansi. Nota penjualan sebagai bukti transaksi penjualan. Sedangkan kuitansi sebadai dokumen untuk merekam transaksi penerimaan kas.Dalam kasus kedua ini, hubungan antara event penjualan dengan event penerimaan kas adalah one to many.

Contoh ketiga. Duluuu, pada saat penulis bekerja di sebuah swalayan, salah seorang distributor barang memilih untuk mengantarkan barang setiap kali kita telpon bahwa stok habis. Dalam satu bulan, mereka bisa mengantar barang hingga empat sampai enam kali. Nanti, pada akhir bulan, sales distributor tersebut baru menyerahkan tagihan (yang meliputi empat sampai enam nota, tergantung berapa kali dia mengirimkan barang). Jadi,setiap kali mengirim barang, dia membuat nota penjualan. Daalm kasus ini, empat nota penjualan akan dilunasi satu kali (setiap akhir bulan). Bagi si distributor, hubungan antara penjualan (pengiriman barang) dengan penerimaan kas adalah many to one (many penjualan terkait dengan one penerimaan kas).

Contoh keempat, kita akan melihat kasus hubungan penjualan dengan penerimaan kas yang many to many. Apakah ada? Kita akan melihat kassu kartu kredit. Perusahaan kartu kredit itu melayani penjualan jasa "mbayari dulu." Jadi, semisalkan penulis memiliki kartu kredit Bank TUVW, penulis bisa berbelanja ke berbagai toko dengan membawa kartu kredit tersebut. Yang berarti, penulis membeli barang tanpa membayar. Setiap kali penulis membeli dengan memakai kartu kredit, toko-toko tersebut akan mencetak  nota pemakaian kartu kredit. Satu kali dalam sebulan, bank TUVW akan mengirim tagihan ke penulis. Dalam tagihan tersebut, tersaji nomor nota, tanggal transaksi serta nilai rupiah seluruh transaksi dengan kartu kredit. Penulis boleh memlih untuk membayar lunas seluruh tagihan atau mengangsur.  Jadi, bagi perusahaan kartu kredit, banyak nota transaksi pemakaian kartu kredit, bisa diikuti dengan banyak bukti penerimaan kas dari pengguna kartu kredit. Jadi, hubungan antara penjualan dengan penerimaan kas adalah many to many.