SISTEM PENJUALAN

TUJUAN SISTEM PENJUALAN
Tujuan sistem penjualan adalah:

• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
• Memastikan bahwa perusahaan menjual kepada  konsumen yang memang layak menerima kredit (sehingga kalau boleh, tidak ada kredit macet)
• Memastikan bahwa konsumen menerima kiriman produk dan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan
• Menagih tepat waktu dan akurat, sehingga perputaran kas lebih cepat.
• Mencatat dan mengelompokkan transaksi keuangan secara cepat dan akurat (ke dalam jurnal maupun ke buku besar)
• Memastikan keamanan aset perusahaan (barang dagangan maupun kas dari penjualan)

INPUT SISTEM PENJUALAN

Jangan terkejut melihat banyaknya dokumen dalam siklus penjualan ini. Beberapa nama dokumen sebenarnya dapat merupakan rangkap dari dokumen yang lain. Fokus pada bahasan ini adalah fungsi dari dokumen.

• Order pembelian konsumen (Purchase Order). Order yang diterima dari konsumen
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai surat perintah ke gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen. Dokumen ini merupakan bukti serah terima barang antara Bagian Pengiriman perusahaan dengan Perusahaan Kurir.
• Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan. Dokumen ini diverifikasi oleh bagian pengiriman barang, untuk kemudian finalnya diserahkan ke Bagian Penagihan. Bagian Penagihan akan menagih konsumen setelah menerima shipping notice, yang berarti barang telah dikirim ke konsumen. Jadi, shipping notice ini berguna untuk mencegah jangan sampai kita menagih konsumen atas barang yang belum kita kirimkan.
• Sales invoice. Faktur penjualan yang dikirimkan ke konsumen sebagai sarana penagihan piutang .
• Remittance advice. Remittance advice semacam kuitansi atau bukti penerimaan kas. Dokumen ini menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen. 
• Deposit slip. Slip setoran uang ke bank.
• Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen. 
• Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan. Memo kredit bergungsi untuk memberi tahu konsumen bahwa barang yang diretur telah diterima dan bahwa piutangnya berkurang sejumlah barang yang diretur.
• Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo. 
• Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit untuk mencatat penghapusan piutang. Dokumen ini dibuat pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt. Struk kas register yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.

OUTPUT SISTEM PENJUALAN

Salah satu tujuan sistem informasi adalah menghasilkan laporan yang berguna bagi manajemen untuk pengambilan keputusan. Output atau laporan yang dapat dihasilkan dari sistem penjualan antara lain.

• Order konsumen yang belum terpenuhi
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim
• Jurnal penerimaan kas (daftar remittance advice atau kuitansi, tersaji urut nomor)
• Daftar memo kredit
• Daftar umur piutang
• Trend penjualan dari bulan ke bulan.
• Penjualan per lini produk tertentu.

PENGENDALIAN INTERNAL
Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan

• Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang macet.
• Kelewat mecatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.
• Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah atau perusahaan bisa rugi, menagih terlalu rendah.
• Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.
• Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.
• Pencurian produk jadi perusahaan
• Penghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.
• Pencurian kas oleh orang yang bertanggung jawab untuk memegang kas.
• Lapping.
• Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.
• Virus.
• Pencurian data konsumen (misal transaksi melalui web)
• Bertransaksi menggunakan kartu kredti curian
• Kegagalan server.

Detail dari beberapa risiko ini, penulis ulas dalam buku tentang Karyawan bisa Menjadi Tikus dan Monster Penghisap Darah Perusahaan.. 

Pengendalian Umum:

• Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.
• Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.
• Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.
• Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
• Pengendalian otorisasi.
• Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.

Pengendalian Aplikasi

• Dokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan, pengiriman barang dan penerimaan kas.
• Validasi data yang diinputkan ke dalam aplikasi penjualan
• Koreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut.

Contoh validasi data:
Detail arti setiap validasi data tersebut dapat dilihat dalam bahasan Pengendalian Aplikasi.

• Validity check (data nya sesuai tidak dengan yang ada di dalam master file)
• Self checking digit
• Field check (type data)
• Limit check
• Range check
• Sign check
• Completeness check
• Echo check
• Batch control total

Lebhi lanjut tentang penjualan dapat dilihat di bahasan berikut ini.

1. Faktur Penjualan

2. Flowchart penjualan tunai

3. Flowchart penjualan kredit