Mendeteksi Lapping

Artikel ini merpakan lanjutan artikel tentang Lapping, yaitu kecurangan pencatat piutang dagang untuk menunda pnecatatan piutang agar dia bisa 'meminjam' uang perusahaan (tentunya secara ilegal). Dalam artikel ini akan diulas mengenai bagaimana auditor internal perusahaan dapat mendeteksi lapping.

Beberapa cara untuk mendeteksi lapping adalah:
1. Mengirimkan Monthly Statement ke konsumen yang berpiutang
2. Rotasi karyawan akuntansi
3. Wajib Cuti bagi Karyawan Akuntansi

Monthly Statement
Salah satu cara untuk mendeteksi lapping yang cukup ampiuh adalah Mengirimkan Monthly Statement ke konsumen yang berpiutang. Monthly Statement adalah laporan saldo piutang per konsumen. Dalam monthly statement akan tertera berapa piutang yang masih ada. Silahkan simak contoh berikut ini untuk melihat bagaimana mekanisme Monthly Statement bisa mendeteksi Lapping.

Karyawan perusahaan, anggap saja namanya Curanga bertanggung jawab untuk menerima pelunasan kas dari piutang pelanggan dan mencatat pelunasan tersebut ke dalam kartu piutang. Konsumen perusahaan, CV ABC melakukan pembayaran piutang sebesar Rp20.000.000 pada tanggal 28 Maret 2014. Curanga mengambil uang tersebut dan menunda pencatatan pelunasan CV ABC. Jadi, jika kita melihat kartu piutang CV ABC akan terbaca CV ABC belum membayar. Berikutnya, konsumen perusahaan, CV GHI melakukan pembayaran sebesar Rp21.000.000 pada tanggal 30 Maret 2014. Curanga akan mencatat pelunasan GHIU tersebut sebagai pelunasan CV ABC. Sisa uang sebesar Rp1.000.000 akan dikantongi lagi oleh Curanga.

Perusahaan mulai Bulan April, per awal bulan mengirimkan laporan piutang (monthly statement) ke konsumen yang memiliki saldo piutang. Dengan skema lapping Curanga, maka CV GHI juga akan dikirimi Monthly Statement, yang memuat informasi bahwa CV GHI belum membayar piutang sebesar Rp21.000.000.

Dapat dibayangkan apa yang terjadi berkutnya? Jika CV GHI teliti, maka CV GHI akan telpon ke perusahaan dan komplain, mengatakan bahwa CV GHI sudah membayar per 29 Maret, mengapa dalam laporan per 1 April, masih tertulis ada piutang yang belum dibayar.

Jadi, monthly statement bisa berguna untuk mendeteksi lapping. Konsumen dapat 'dimanfaatkan'  untuk membantu perusahaan mencegah dan mendeteksi lapping.

Rotasi Karyawan Akuntansi
Karyawan pencatat piutang adalah karyawan yang memiliki kesempatan untuk melakukan lapping (jika karyawan tersebut merangkap sebagai penerima kas dari konsumen). Yang dimaksud dengan rotasi karyawan adalah memindahkan karyawan bagian pencatat piutang menjadi bagian akuntansi yang lain (misalnya bagian pencatat utang dagang). Dengan rotasi karyawan, maka paling tidak lapping akan berhenti pada saat karryawan pencatat piutang harus menyerahkan tugasnya ke temannya yang lain (pada saat si karyawan berhenti menjadi pencatat piutang).

Wajib Cuti
Ada kalannya perusahaan merasa senang jika memiliki karyawan yang rajin bekerja. Bahkan ada kebijakan, jika bersedia bekerja pada musim liburan (misalnya lebaran), karyawan akan mendapat gaji dua kali lipat. Kebijakan "jangan liburan" seperti ini, tidak cocok diterapkan untuk karyawan bagian Akuntansi. khususnya bagian pencatata piutang.

Karyawan pelaku lapping, lumrahnya memang tidak ingin libur, karena jika mereka libur, maka karyawan lain (sebagai pengganti sementara) dapat mencium adanya lapping .............. Contoh, karyawan pengganti bisa saja tidak sengaja menelpon konsumen yang dikira belum membayar piutang (padahal konsumen tersebut sudah membayar, hanya saja, uangnya baru dipinjam oleh si pelaku lapping). Jika ini terjadi, tentu saja konsumen akan komplain .... "lho kog bisa, saya barusan bayar tu ....."

Oleh karena  itu, kewajiban untuk mengambil cuti dapat menjadi ancaman bagi pelaku lapping .... untuk segera menghentikan lapping pada saat dia wajib mengambil cuti.

Penutup
Sebenarnya, daripada mendeteksi lapping, lebih baik mencegah lapping. Silahkan lihat apa yang dapat dilakukan perusahaan untuk mencegah terjadinya lapping.

Flowchart Penjualan Tunai

Di atas tersaji flowchart penjualan tunai. Agar karyawan tidak memiliki peluang untuk melakukan kecurangan (fraud), maka sebaiknya penjualan tunai dilakukan oleh paling tidak 2 orang karyawan. Karyawan pertama bertugas sebagai pramuniaga. Sedangkan karyawan kedua bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelanggan (kasir). Bagian pengambilan barang dapat dirangkap oleh karyawan pertama. 

Faktur penjualan tunai cukup dibuat rangkap dua. Pramuniaga akan menyiapkan faktur dua lembar dan menyerahkan faktur ke pelanggan. Pelanggan membawa faktur ke kasir dan membayar. Kasir menerima kas, dan mencap lunas kedua lembar faktur. Kedua lembar faktur dibawa oleh konsumen ke pramuniaga untuk mengambil barang. Pramuniaga mencap "telah diambil" pada kedua faktur tersebut. Faktur lembar pertama diserahkan ke konsumen sebagai bukti konsumen telah lunas membayar. Faktur lembar kedua diarsip pramuniaga. 

Sore hari, total faktur lembar kedua dari penjualan sepanjang hari harusnya cocok dengan saldo kas yang ada di tangan kasir. Total kas dan seluruh faktur akan diserahkan ke pemilik toko pada saat tutup toko.

Apakah simbol-simbol flowchart di atas terasa membingungkan? Silahkan kunjungi artikel tentang simbol flowchart.

Jika ingin tahu tentang flowchart penjualan kredit, silahkan kunjungi artikel ini, artikel tentang flowchart penjualan kredit.

Sistem Informasi Pembelian

TUJUAN SIKLUS PEMBELIAN

1. Untuk memastikan bahwa perusahaan hanya memesan barang yang memang perlu dipesan.
2. Untuk memastikan bahwa hanya barang yang dipesan yang diterima perusahaan dan bahwa barang yang diterima telah diterima dalam keadaan baik (tidak ada yang rusak atau cacat).
3. Untuk memastikan bahwa barang yang sudah dibeli tersimpan aman dalam gudang, sampai tiba saatnya barang tersebut dijual kembali atau dipakai dalam proses produksi.
4. Untuk memastikan bahwa faktur yang diterima dari pemasok adalah faktur yang valid. Jadi, jangan sampai kita ditagih atas barang yang sebenarnya tidak pernah diterima.
5. Untuk memastikan bahwa transaksi pembelian dicatat dengan benar dan tepat waktu.
6. Untuk memastikan bahwa kas dikeluarkan untuk membayar utang yang memang legal.

INPUT DATA

Sumber input data:

1. Permintaan pembelian (purchase requisition). Form pertama dalam siklus pembelian yang berfungsi untuk mengotorisasi terjadinya pembelian dalam perusahaan. Permintaan pembelian ini dibuat oleh bagian Pengendalian Persediaan Barang Dagangan (yang tahu ada tidak barang yang habis) atau oleh Bagian yang membutuhkan (untuk kasus pembelian selain barang dagangan).
2. Order pembelian (purchase order). Order pembelian dibuat untuk dikirim ke pemasok.
3. Receiving report (bukti penerimaan barang). Receiving report dibuat oleh bagian penerimaan barang, sebagai dokumentasi barang apa yang diterima, berapa unit yang diterima dan apakah barang yang diterima ada yang rusak atau cacat.
4. Faktur dari vendor. Faktur dari vendor merupakan tagihan dari Vendor sehingga kita tahu pasti berapa jumlah rupiah yang harus kita bayar ke pemasok.
5. Disbursement voucher (bukti kas keluar). Dokumen untuk merekam transaksi pengeluaran kas perusahaan (dalam siklus pembelian, berarti pengeluaran kas untuk membayar utang dagang). Dalam satu bukti kas keluar, bisa tercakup lebih dari satu faktur pemasok.
6. Memo debet. Memo debet berguna untuk mencatat retur pembelian. Memo debet akan dikirim ke pemasok sebagai informasi ke pemasok barang apa yang dikembalikan, berapa banyak yang dikembalikan, dan sekaligus sebagai permohonan pengurangan utang dagang yang harus dibayar.
7. Permintaan quotation. Dokumen ini berguna untuk menanyakan harga barang yang akan kita beli ke pemasok. Kita mengajukan quotation jika perusahaan berelasi dengan beberapa alternatif pemasok.

PENGENDALIAN INTERNAL

Risiko yang bisa terjadi dalam siklus pembelian adalah sebagai berikut.

1. Keliru memesan barang yang tidak diperlukan atau memesan barang terlalu banyak.  Jika ini terjadi, akibatnya perusahaan harus menanggung biaya ekstra untuk penyimpanan barang dan lagian uang perusahaan akan macet dalam persediaan (mengurangi likuiditas perusaahaan).
2. Barang yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima. Perusahaan akan merugi jika sampai barang yang laris ternyata habis (out of stock), yang berarti perusahaan kehilangan peluang untuk memenuhi pesanan konsumen atau proses produksi menjadi tertunda.
3. Adanya faktur fiktif atau dokumen pendukung yang lain. Faktur fiktif ini merugikan perusahaan karena perusahaan bisa jadi mengeluarkan kas untuk faktur fiktif tersebut. Detail bagaimana faktur fiktif bisa terjadi dalam sebuah organisasi, silahkan temukan dalam buku Karyawan dapat Menjadi Tikus dan Monster Penghisap DarahPerusahaan.
4. Adanya persediaan yang sudah daluwarsa atau out of date. Persediaan yang daluwarsa atau out of date di gudang sebenarnya hanyalah menghabiskan space gudang. Tidak ada lagi gunanya menyimpan barang yang sudah daluwarsa. Oleh karena itu barang yang daluwarsa atau out of date sebaiknya segera diafkir dari gudang (dijual dengan sale) atau jika tidak dapat dijual, terpaksa dicatat sebagai kerugian.
5. Faktur dari pemasok yang legal tetapi informasi dalam faktur tidak benar. Sebagai contoh, adanya salah hitung dalam faktur atau adanya salah kode barang dalam faktur. Kesalahan dalam faktur ini dapat menyebabkan perusahaan ditagih terlalu besar atau terlalu kecil dari utang yang seharusnya.
6. Lalai membayar satu faktur dua kali. Administrasi yang tidak rapi bisa jadi dapat membuat perusahaan membayar satu faktur dua kali, Tentu saja, jika ini terjadi perusahaan rugi karena kas perusahaan menjadi tertahan di pemasok. Tambahan lagi, jika administrasi pemasok juga tidak rapi, bisa jadi perusahaan harus melalui prosedur yang rumit untuk menarik kembali kas yang terlanjur dikirim ke pemasok.
7. Pencurian cek oleh karyawan. Tentu saja jika cek kosong perusahaan dimanfaatkan oleh karyawan, maka perusahaan akan rugi. Lebih detail tentang bagaimana skenario pencurian cek perusahaan dan apa yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mencegah terjadinya pencurian cek kosong dapat dilihat dalam buku Karyawan dapat MenjadiTikus dan Monster Penghisap Darah Perusahaan.
8. Akses terhadap daftar pemasok perusahaan oleh karyawan yang tidak berhak. Daftar pemasok merupakan informasi yang mestinya tidak tersebar ke mana-mana. Bukanlah satu hal yang menguntungkan perusahaan jika informasi ini sampai ke tangan pesaing.

Pengendalian umum yang dapat diterapkan dalam siklus pembelian.

1. Pengendalian organisasi. Unit yang bertanggung jawab untuk menyimpan persediaan mesti terpisah dari unit yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi. Demikian juga unit yang bertanggung jawab untuk mencatat pengeluaran kas mesti terpisah dari unit yang berwenang untuk menandatangani cek.
2. Pengendalian dokumen. Idealnya, prosedur dalam pembelian mesti didokumentasikan (termasuk flowchart, contoh dokumen, rancangan database dan lain sebagainya.) Selain itu, setiap kebijakan terkait dengan pembelian mesti dinyatakan secara tertulis  (seperti kebijakan atas tawaran potongan dari pemasok).
3. Pengendalian praktik manajemen. Praktik manajemen yang baik meliputi antara lain, pelatihan yang memadai atas karyawan, prosedur yang jelas atas pengembangan sistem atau perubahan atas sistem yang sudah berjalan, serta adanyak audit rutin atas siklus pembelian.
4. Pengendalian akses, seperti adanya password, pembatasan akses terhadap komputer, pembuatan backup data secara rutin, pembatasan akses masuk ke gudang tempat menyimpan barang dan lain sebagainya.

Karyawan bisa jadi Tikus dan Monster Penghisap Darah Perusahaan

Berikut ini merupakan buku yang membahas mengenai sistem informasi akuntansi. Khususnya mengenai risiko kecurangan yang bisa terjadi di perusahaan dan pengendalian seperti apa yang dapat diterapkan untuk mengatasi kecurangan tersebut.

Sebagai contoh, bagaimana pemanfaatan nomor urut tercetak dapat digunakan untuk mencegah kecurangan dan mendeteksi kecurangan.

LebiMau tahu lebih lanjut? Silahkan kunjungi toko buku terdekat atau toko buku online, atau langsung ke penerbit. http://www.gramediashop.com/index.php/search/book/lilis%20setiawati.

Paparan Risiko dan Struktur Pengendalian Internal

TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL:

• Efektivitas dan efisiensi operasi
• Reliabilitas pelaporan keuangan
• Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang berlaku

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL

• Struktur pengendalian internal menurut COSO
• Lingkungan Pengendalian Internal
• Penaksiran Risiko
• Aktivitas Pengendalian
• Informasi dan Komunikasi
• Monitoring

LINGKUNGAN PENGENDALIAN INTERNAL
Lingkungan pengendalian internal merefleksikan seluruh sikap dan kesadaran dewan direksi, komite audit, manager, pemilik, dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian internal sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari seluruh komponen pengendalian internal yang lain.

Lingkungan pengendalian meliputi:
Filosofi manajemen dan gaya operasi. Manajer perlu menjadi contoh perilaku etis dengan mentaati kode etik perusahaan. Manajer perlu menyusun kode etik secara formal. Manajer mesti menekankan pentingnya pengendalian internal dan memperlakukan setiap personel dengan wajar dengan dengan penuh respek.
Integritas dan nilai-nilai etika. Perilaku etis dan tidak etis manajer dan seluruh karyawan akan berdampak besar terhadap keseluruhan struktur pengendalian internal, menciptakan suasana yang secara signifikan mempengaruhi validitas proses pelaporan keuangan. Manajemen mesti secara proaktif memastikan bahwa semua karyawan benar-benar sadar dengan standard etika perusahaan. Manajemen juga mesti membuat kebijakan yang mendukung karyawan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan bukan tujuan jangka pendek.
Komitmen terhadap kompetensi. Perusahaan mesti merekrut karyawan yang kompenen dan dapat dipercaya yang memiliki inisiatif dan kreativitas untuk bereaksi secara cepat terhadap kondisi bisnis yang dinamis. Perusahaan mesti memilih personil yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan tersebut.
Dewan direksi atau komite audit. Dewan direksi semestinya menunjuk komite audit untuk mengawasi praktik dan kebijakan akuntansi dan pelaporan keuangan perusahaan. Komite audit merupakan perantara antara dewan direksi dan auditor internal/eksternal.
Struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan rerangka hubungan formal antar personil perusahaan untuk mencapai tujuan organsisasi.
Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Perusahaan mesti memiliki deskripsi pekerjaan untuk setiap karyawan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mesti dilakukan dengan baik. Perubahan terhadap sistem informasi mesti dilakukan melalui persetujuan tertulis.
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Setiap karyawan baru mesti dikenalkan dengan pengendalian internal, kebijakan etika dan kode etik perusahaan. Perusahaan mesti perduli dengan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang ditetapkan oleh pemerintah. Perusahaan mesti memastikan terwujudnya lingkungan kerja yang aman dan sehat. Perusahaan dapat menyelenggarakan sarana konseling untuk karyawan yang bermasalah. Perusahaan punya prosedur yang baik untuk karyawan yang berhenti bekerja.

PENAKSIRAN RISIKO
Manajemen mesti mengidentifikasi dan menaksir risiko yang relevan yang dapat mencegah perusahaan mencapai tujuan organisasi. Manajer juga mesti menyusun rencana untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi.

• Mengidentifikasi risiko internal yang signifikan.
• Mengidentifikasi risiko eksternal yang signifikan.
• Menyusun analisis risiko.
• Manajemen risiko yang relevan.
  

AKTIVITAS PENGENDALIAN
Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat
Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:
1. Membandingkan anggaran dan nilai aktual
2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif
3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu.


INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan
mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai

• Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.
• Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi
• semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.
• semua data input akurat dan lengkap
• semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik
• semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal
• semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat

MONITORING
Tujuan monitoring adalah menaksir kualitas struktur pengendalian internal dari waktu ke waktu melalui aktivitas monitoring. Contoh aktivitas monitoring: supervisi atas aktivitas karyawan dari hari ke hari dan audit atas catatan akuntansi.
Aktivitas yang berkesinambungan
Evaluasi secara terpisah

PAPARAN RISIKO
Setiap perusahaan menghadapi paparan risiko. Paparan risiko dapat berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan, seperti dari karyawan, konsumen, hacker, pelaku criminal dan bencana alam.

Tipe risiko

• kesalahan yang tidak disengaja
• kesalahan yang disengaja
• pencurian aktiva
• menjebol keamanan perusahaan
• tindak kekerasan dan bencana alam

Paparan terhadap risiko dipengaruhi oleh:

• Frekuensi kejadian. Contoh: penjualan.
• Kerentanan sebuah aktiva. Contoh kas sangat rentan.
• Besarnya nilai rupiah.

Masalah yang memperbesar paparan risiko yang dihadapi perusahaan:

• Kolusi
• Kurangnya penegakan disiplin
• Kejahatan komputer

Contoh kejahatan komputer:

• Pencurian hardware dan software
• penggunaan komputer tanpa otorisasi untuk kepentingan personal
• modifikasi atau penggunaan program untuk melakukan kejahatan

Komputer rentan terhadap tindak kejahatan karena:

• Komputer mengakibatkan pemusatan data dan pemrosesan data
• jejak audit dalam lingkungan SIA tidak sejelas dalam lingkungan manual
• Komputer powerful tetapi kompleks dan rentan

Dalam menerapkan pengendalian, perusahaan mesti mempertimbangkan manfaat dan biaya untuk menerapkan pengendalian tersebut.